Cosa sapere sulla scrittura di assegni per prevenire le frodi

Le macchine da scrivere scomparvero, e poi scomparvero anche le cassette e le enciclopedie. Ma gli assegni cartacei sono un pezzo del nostro passato analogico che persiste.

I consumatori e le imprese americane hanno emesso 11,2 miliardi di assegni nel 2021, molto meno dei 42 miliardi emessi all’inizio del secolo. Nonostante il rapido declino, le frodi sugli assegni stanno esplodendo, costando miliardi alle istituzioni finanziarie e gettando nello scompiglio le finanze di molti emittenti di assegni.

Dopo che io e il mio collega Ron Lieber abbiamo scritto dell’aumento delle frodi sugli assegni, i lettori preoccupati ci hanno scritto con domande: esiste un modo più sicuro per emettere assegni quando dobbiamo? E i pagamenti digitali: non sono anch’essi suscettibili di frode?

Molti americani firmano ancora assegni per pagare l’affitto o evitare le commissioni sulle carte di credito. Potrebbero anche aggrapparsi agli assegni per ragioni culturali o psicologiche, ad esempio perché emetterli è un processo manuale, quasi come usare contanti in una società sempre più priva di contanti.

Quindi i piccoli foglietti di carta rettangolari continuano a premere, anche se metodi di pagamento digitali come Venmo e Zelle hanno raggiunto lo status di verbo: semplicemente Venmo me! – e continuano a guadagnare popolarità.

Ecco alcuni suggerimenti su come effettuare transazioni commerciali nel modo più sicuro possibile, sia nel regno cartaceo che in quello digitale.

Ci sono alcune pratiche da tenere a mente quando si compilano gli assegni?

Questo è un ritorno alle origini, ma vale la pena rivisitarlo: quando scrivi il nome del beneficiario, usa l’intera riga o traccia una riga fino alla fine in modo che nessuno possa aggiungere un nome aggiuntivo o ulteriori informazioni. Fai lo stesso quando scrivi l’importo in parole e numeri.

Anche firmare gli assegni ogni volta nello stesso modo è essenziale. Abbiamo sentito parlare di lettori i cui pagamenti tramite assegno sono stati congelati perché la grafia era ritenuta sospetta. Questa è una buona cosa, ma può mandare in tilt la tua vita finanziaria se vieni bloccato fuori dai tuoi conti a causa di un’indagine.

E ricorda, quando scrivi un assegno in «contanti», chiunque può usarlo, quindi procedi con cautela o evita di farlo del tutto.

Qual è la penna migliore da utilizzare per scrivere gli assegni?

Per prima cosa, facciamo un passo indietro e spieghiamo perché le penne sono importanti: i ladri rubano gli assegni dalla posta e poi “lavano via” l’inchiostro utilizzando materiali basilari come il solvente per unghie, lasciando la firma intatta. I criminali di solito riscrivono gli assegni sui propri conti o li vendono sul dark web.

Nessuna penna è completamente a prova di errore, ma le penne gel sono la scommessa più sicura: a differenza delle penne a sfera, il cui inchiostro si deposita sulla carta, il gel è più difficile da lavare perché l’inchiostro penetra nella fibra della carta, secondo Karen Boyer, un esperto di frodi assegni.

Esistono banche che dispongono di protezioni aggiuntive, come segnalare un assegno strano ai clienti inviando un messaggio di testo?

Ci sono. Non tutte le banche lo fanno, ma Capital One, ad esempio, contatta i clienti via SMS, e-mail o telefono quando nota un «assegno insolito» e vuole assicurarsi che sia legittimo (simile a ciò che spesso fanno gli emittenti di carte di credito). I clienti possono anche creare avvisi nell’app mobile della banca per ricevere e-mail quando vengono pagati gli assegni.

Bank of America contatterà i clienti anche quando rileverà un assegno fuori carattere. Contatta la tua banca per vedere se offre qualcosa di simile e assicurati che abbia in archivio il tuo metodo di comunicazione preferito.

Dovrei tenere un conto separato solo per l’emissione degli assegni?

Alcuni lettori hanno suggerito questa strategia, e sembra essere intelligente per le persone che firmano regolarmente assegni personali. Mantenendo un conto separato con una somma sufficiente a coprire gli assegni che emetti, limiti eventuali perdite.

Richard Stutman di Boston ha adottato questa strategia dopo che uno dei suoi assegni è stato rubato e lavato anche se si era assicurato di spedirlo dall’ufficio postale locale. Possiede due conti correnti: uno viene utilizzato per i depositi diretti e l’online banking, mentre l’altro detiene solo un piccolo saldo per coprire gli assegni che non può evitare di firmare. «È una piccola seccatura, ma ho la consolazione di sapere che non ho mai più di qualche centinaio di dollari a rischio», ha detto.

Dovrei smettere di spedire assegni?

Il servizio postale degli Stati Uniti ha affermato che depositare la posta all’interno dell’ufficio postale locale o consegnarla a un corriere postale è la soluzione più sicura.

Se devi spedire un pagamento importante o di grandi dimensioni, potrebbe essere saggio pagare per il tracciamento, ad esempio la posta certificata o una conferma della firma al momento della consegna, come salvaguardia.

Ma ecco qualcosa che non dovresti assolutamente fare. Alcune cassette postali residenziali sono dotate di bandierine che, quando sollevate, segnalano ai postini che desideri che raccolgano la posta in uscita. È un invito ai ladri, indica che all’interno potrebbe esserci un assegno di valore. Svuota frequentemente la casella di posta e non lasciare la posta all’interno durante la notte.

L’USPS sta facendo qualcosa per affrontare il picco della criminalità?

SÌ. Il servizio postale, insieme al servizio di ispezione postale degli Stati Uniti, ha avviato lo scorso maggio una campagna per reprimere i crimini postali, compresi gli attacchi ai suoi postini, che hanno portato a più di 630 arresti per rapine e furti di posta.

Potresti anche aver notato che le cassette postali blu USPS che punteggiano le strade hanno nuove funzionalità, come slot più piccoli, che rendono più difficile il recupero della posta. Hanno anche cominciato a installare serrature elettroniche sulle cassette della posta, sostituendo le vecchie serrature a freccia che si aprono con le chiavi e che danno accesso a tutte le cassette della posta in una zona specifica. Quelle chiavi sono diventate un bene di interesse, rubate da criminali che prendono sempre più di mira i corrieri postali.

Se il tuo assegno è stato rubato dalla posta, il servizio postale ti invita a denunciare il furto il prima possibile presentando un reclamo online all’indirizzo www.uspis.gov/report o chiamando il numero 877-876-2455.

Devo fotografare gli assegni che invio per posta come prova?

Non può far male. I clienti vittime di furto di assegni alla fine vedranno eventuali assegni rubati o alterati (o assegni fraudolenti che un criminale ha inventato da zero, utilizzando le tue informazioni) nel loro registro bancario online. Avere la copia originale potrebbe aiutare nelle indagini in caso di necessità. (A meno che, ovviamente, l’immagine non venga in qualche modo rubata dal tuo telefono.)

C’è qualcosa che dovrei tenere a mente quando deposito un assegno, soprattutto se lo faccio da remoto utilizzando l’app mobile della mia banca?

Gira o firma il retro dell’assegno solo prima di depositarlo. E quando utilizzi il deposito mobile, assicurati di scrivere «solo per deposito mobile» sotto la tua firma. (Gli assegni di alcune banche offrono una casella da spuntare se si deposita l’assegno da remoto.)

Il sistema online di una banca è il modo più sicuro per effettuare pagamenti? Oppure non è sicuro quando si traducono in assegni cartacei, anche se si suppone che il tutto sia elettronico?

Le banche, senza dubbio, consigliano le loro piattaforme di pagamento delle fatture online rispetto agli assegni cartacei. Questi sistemi sono altamente sicuri, in particolare quando hanno già i beneficiari nel loro sistema e possono inviare loro un pagamento elettronico direttamente. Ma cosa succede se il beneficiario non può accettare pagamenti elettronici?

Ciò sembra variare a seconda della banca. Se una banca non conosce il beneficiario, generalmente invia un assegno cartaceo per tuo conto, ma gli assegni potrebbero contenere il tuo numero di conto e altre informazioni, rendendoli suscettibili di frode. Vengono inviati dagli uffici postali delle banche, che potrebbero essere più sicuri di una scatola di metallo per strada. Ma questo metodo non impedirà a un ladro di strappare l’assegno dalla scatola del destinatario.

Alcune banche hanno reso questo processo più sicuro. Il servizio di pagamento delle fatture online di Chase, ad esempio, invia assegni per tuo conto ma senza il tuo account e il numero di routing stampati su di essi.

Perché non tutte le banche lo fanno? Vale la pena chiamare il tuo istituto per chiedere.

Posso cancellare il mio numero di conto in fondo all’assegno?

No. Non cancellarlo. Il numero di conto e il numero di routing in fondo all’assegno vengono utilizzati per detrarre il denaro, indicando alla banca a quale conto appartengono i fondi. Cancellarlo potrebbe rendere illeggibile l’assegno e sollevare un campanello d’allarme, ha detto Jerry Dubrowski, un portavoce di Chase. Se vuoi evitare di condividere le informazioni del tuo account, ha suggerito, utilizza i pagamenti delle fatture online.

Qual è il modo migliore per effettuare pagamenti a enti di beneficenza o altre organizzazioni che addebitano commissioni se si utilizzano carte di credito?

Effettuare donazioni direttamente dal tuo conto bancario è generalmente l’opzione più conveniente, secondo Kevin Scally, chief relationship officer di Charity Navigator, un sito Web che valuta le organizzazioni. Ma anche questo può comportare una piccola commissione, motivo per cui molte persone ricorrono agli assegni.

Piattaforme come Venmo sono sempre più un’opzione, ma Scally avverte che i donatori non dovrebbero mai inviare fondi a conti personali: dovrebbero assicurarsi che le loro transazioni siano indirizzate a un conto di beneficenza verificato per ricevere una ricevuta fiscale.

Ha anche affermato che l’uso di una carta di credito funge da “barriera di protezione contro potenziali truffe, consentendo ai donatori di presentare reclami e recuperare i loro soldi se si imbattono in segnali di allarme associati all’organizzazione di beneficenza a cui donano”.

Che dire del matrimonio e di altri regali occasionali?

L’invio di un regalo in denaro tramite Venmo o Zelle sembra, beh, transazionale. Se scegli di emettere un assegno, puoi consegnarlo al destinatario per evitare i rischi della posta ordinaria.

Alcune coppie si registrano per regali “in contanti”, che possono essere destinati alla luna di miele o ad un acconto. Sfortunatamente, molti di questi pagamenti di regali comportano delle commissioni. Zola non ne addebita alcuno se i donatori pagano tramite Venmo.

Sono previste tutele aggiuntive per le aziende che emettono assegni regolarmente?

Le banche generalmente offrono alle aziende una varietà di servizi di protezione degli assegni, incluso quello noto come “retribuzione positiva”, che confronta gli assegni emessi dalle aziende con quelli presentati per essere incassati. Se c’è una mancata corrispondenza perché l’assegno è stato alterato, il problema può essere individuato prima che l’assegno venga incassato.

Servizi di protezione simili sono offerti per ACH o transazioni addebitate direttamente su un conto bancario aziendale.

Cosa devo sapere sulle piattaforme di pagamento da persona a persona come Zelle e Venmo?

Queste app – Zelle, Venmo, Cash App – stanno crescendo rapidamente perché sono veloci, facili da usare e generalmente gratuite. Ma comportano dei rischi, come hanno riferito i miei colleghi. Trattali come se avessi a che fare con contanti, effettua transazioni solo con persone di cui ti fidi e rallenta quando li usi. Se l’app ti chiede di verificare l’identità del destinatario, prenditi il ​​tempo per farlo. Una volta inviato il denaro, potresti non essere in grado di riaverlo indietro.

Zelle, attraverso la quale i consumatori hanno effettuato 2,7 miliardi di pagamenti durante i 12 mesi terminati il ​​30 settembre, per un totale di 758 miliardi di dollari, è il più grande operatore di pagamenti digitali. È di proprietà di sette dei più grandi istituti finanziari della nazione ed è incorporato nei conti bancari che vi hanno accesso (circa 2.100 istituti finanziari partecipano alla rete Zelle, il che significa che 165 milioni di persone con conti possono utilizzarlo).

Le autorità di regolamentazione federali richiedono ai servicer di rimborsare il denaro dei clienti se viene effettuato un trasferimento “non autorizzato” tramite questi servizi, ma non quando un individuo viene truffato per autorizzare una transazione. L’anno scorso, Zelle ha affermato che avrebbe richiesto alle banche partecipanti di rimborsare i clienti in alcune di queste situazioni, vale a dire in alcune truffe basate su impostori. In questi casi, un criminale può spacciarsi per un’istituzione con cui già intrattieni rapporti commerciali, ad esempio una banca, un servizio di pubblica utilità o un fornitore di servizi di telefonia mobile.

Ben Chance, responsabile della gestione del rischio di frode presso Early Warning Services, il società che gestisce la rete Zelle, ha affermato che quei trasferimenti autorizzati rappresentano ora la minaccia più grande.

«Pensalo come denaro contante», ha detto il signor Chance. “Se qualcuno ti spinge a prendere una decisione rapidamente, questo è il momento di fare un passo indietro”.

Ron Lieber ha contribuito alla segnalazione.